Comunicación uno a uno: textos que no se publican pero que ahorran tiempo y cierran ventas

Al pensar en comunicación y creación de contenidos para atraer clientes en internet, estoy casi segura de que lo primero que te viene a la mente son esos textos que se publican. La parte visible de la comunicación con tus clientes. Tu web, los artículos para tu blog, las publicaciones en redes sociales o el guión para tu podcast. 

Cierto, todos esos textos son fundamentales para ganar visibilidad, para atraer, para generar confianza, para despertar el interés de tu público objetivo y para vender.

Sin embargo, hay una parte de la comunicación con tus clientes que no se ve pero que es clave tanto para cerrar ventas como para que su experiencia con tu negocio sea excelente desde la primera hasta la última palabra. 

Es el siguiente paso del proceso: la comunicación uno a uno. 

Esa comunicación con tus clientes desde que contactan contigo para solicitar un presupuesto o información sobre alguno de tus servicios o programas de formación hasta que empezáis a trabajar juntos y durante el desarrollo del trabajo. 

Y los textos a los que me refiero son, por ejemplo, los correos electrónicos, la propuesta y el presupuesto o el dossier de servicios y otro tipo de documentos que te facilitarán la vida si los tienes, desde ya, listos (o casi) para copiar y pegar cuando los necesites.

Al trabajar con anticipación los textos que necesitas para atender a tus clientes, uno a uno, son todo ventajas. Te permite:

Ahorrar tiempo

¿Has calculado la de horas que dedicas a escribir un correo similar una y otra vez? La diferencia entre tener un modelo de texto listo para personalizar y usar o no tenerlo es escribir una y mil veces el mismo mensaje o tenerlo a golpe de clic. 

En la mayoría de los casos, estos textos se repiten. Tener una plantilla lista, que te sirva como base, te evitará tener que escribir el mismo correo cientos de veces de forma improvisada (olvidando algo importante, casi seguro) o hacer una propuesta desde cero cada vez que te soliciten un presupuesto.

¡Ojo! Eso no significa que vayas a enviar el mismo correo a todo el mundo de forma automática. Estas plantillas te ahorran trabajo pero siempre, siempre, es necesario personalizar.

Medir y optimizar

Exacto. Si tienes un modelo para tus correos o tus propuestas puedes medir los resultados, hacer cambios con criterio y llegar hasta el modelo que te funcione mejor. Esto es inviable si cada vez que envías un correo escribes lo primero que te viene a la cabeza.  

Aumentar la conversión y cerrar ventas

Es la consecuencia del punto anterior. Si mides y optimizas mejorarán tus resultados y con el mismo número de solicitudes de presupuesto llegarás a cerrar más ventas.

Mejorar la experiencia de tus clientes

Ya sabemos que no se trata solo de conseguir clientes sino de conseguir clientes felices. La experiencia de tus clientes comienza con la primera palabra que cruzan con tu marca y continúa hasta que termina tu trabajo y más allá. 

Escribir estos textos pensando en facilitar también la vida de tus clientes es un detalle que te agradecerán. 

Si tienes un texto preparado de antemano, responderás más rápido. Toda la información necesaria estará detallada y explicada. No se te olvidará añadir nada y evitarás tener que enviar después correos tipo “perdón, se me olvidó comentarte esto”. La relación con tus clientes será más ágil y profesional.

Sin olvidar que…

Es imprescindible personalizar

Insisto. Por favor, no envíes a Juan un correo en el que ponga “Hola, Antonio”.

Las plantillas para tus correos de atención al cliente y propuestas son un texto de base. El guión de venta es una ayuda para dirigir la conversación hacia los puntos importantes, para tener prevista la respuesta, por ejemplo, ante las objeciones de tus clientes y para que las reuniones sean más ágiles y productivas. Pero siempre hay que personalizar estos textos de acuerdo a las necesidades de la persona a la que se los vas a enviar.  

La productividad no está ni debe estar reñida con la atención personalizada.

Textos para la comunicación uno a uno de tu negocio

Aquí te dejo algunos de los textos más comunes que puedes tener preparados en tu negocio para atender a tus clientes y cerrar ventas. Eso sí, según el tipo de negocio que tengas o los servicios que prestes pueden ser diferentes a los que enumero aquí. Se trata de que definas qué textos de atención al cliente necesitas en tu caso para preparar unas plantillas de base que te permitan trabajar con agilidad.

Emails de atención a tus clientes

Son todos esos correos que envías para responder a una solicitud de información, para mandar una propuesta o para solicitar un testimonio. O sea, todos los correos que intercambias con tu cliente desde que contacta contigo hasta que terminas el trabajo. 

Propuestas y presupuestos

Es el documento que envías a tus potenciales clientes con la información de tus servicios o de tus programas y el precio de los mismos. Imagínate lo importante que es este documento en el proceso de venta. 

Si envías un presupuesto escueto, tus clientes verán una cifra. Si envías una propuesta trabajada y detallada, tus clientes verán el valor de tus servicios. 

Dossier de servicios

Es el documento de presentación de tu negocio y de tu oferta. Tener un dossier de servicios listo para adjuntar en un correo es clave para responder con rapidez, por ejemplo, a posibles colaboraciones con otros profesionales, a propuestas de afiliación o a invitaciones para participar en un evento.

Tips para redactar los textos de tu comunicación uno a uno

Me encanta hacer listas, así que lo primero que te voy a recomendar es que identifiques todos esos textos para la comunicación con tus clientes que se repiten en tu negocio. 

Mantener el estilo y el tono de voz de tu marca

Estos textos también forman parte de tu comunicación aunque no se publiquen y es importante que mantengan el mismo estilo y tono de voz. Deben ser coherentes con tu forma de comunicar para que tus clientes sigan reconociendo en ellos la marca con la que conectaron gracias a la comunicación visible. 

En algunos casos, hay que adaptar el tono de un texto concreto, por ejemplo, de un correo, para que sea coherente también con las circunstancias concretas de la conversación que estás manteniendo. Es una cuestión de sentido común. Enviar un correo sobre un asunto delicado con un tono dicharachero y divertido no parece lógico, ¿verdad?

Utilizar un lenguaje claro y directo

Comunicar con claridad es importante siempre y en este tipo de textos también. Es fundamental que todo esté explicado de forma correcta y específica para que no queden dudas, con un lenguaje claro y sin rodeos. 

Se trata de facilitar la vida de tus clientes así que, aquí no hay lugar para ambigüedades ni para textos complicados que requieran una segunda lectura. 

Reforzar tus mensajes principales de marca

Si has trabajado la comunicación de tu marca de forma estratégica, en este momento, ya tienes definidos unos mensajes clave y unas ideas que hacen referencia a tus principios y que están presentes en tus contenidos. Esas ideas deben estar reflejadas también en la comunicación uno a uno. 

Por ejemplo, en tu dossier de servicios o de empresa, el mensaje irá en la misma línea que el mensaje de tu web. Esto no quiere decir que se repita con las mismas palabras sino que la esencia será la misma aunque el formato cambie. 

Recuerda. Cuidar la comunicación uno a uno significa ahorrar tiempo pero también mejorar la experiencia de tus clientes. Es un punto más, junto con la calidad de tus servicios, para tener clientes felices que se mantengan fieles a tu marca. 

Además de la comunicación de tu marca, la comunicación visible, ¿trabajas con estrategia la comunicación uno a uno de tu negocio? Cuéntame en los comentarios. Te leo.