Cómo organizar la comunicación de tu negocio sin que se te vaya la vida en ello
Tener un negocio significa tener, por sistema, una lista de tareas pendientes muy muy larga. En el centro están las que tienen que ver con la actividad principal, la que te genera ingresos. Alrededor están todas las tareas propias e imprescindibles de un negocio como la atención al cliente, la contabilidad o la comunicación y promoción. Y saber cómo organizar la comunicación de tu negocio es imprescindible para que no te coma las horas del día sin que te des cuenta.
Algunas de las tareas más frecuentes de comunicación que abordamos en el día a día son la redacción de contenidos para el blog; la promoción de ese contenido en redes sociales; la creación de contenido para redes sociales; la creación de un lead magnet para crear suscriptores; la redacción de la newsletter y de otros emails promocionales; la participación en otras comunidades; la gestión de comentarios; o la participación en otros blogs.
La lista podría seguir pero con esto creo que ya te haces a la idea de que una buena parte del tiempo que dedicamos a nuestro negocio se destina a la comunicación.
Por eso en este artículo te voy a dar explicar el método que sigo para saber cómo organizar la comunicación de tu negocio aprovechando el tiempo al máximo posible.
Cómo organizar la comunicación de tu negocio ahorrando tiempo y ganando efectividad
Planifica tus contenidos
La planificación es la base para conseguir una comunicación efectiva sin que suponga una carga tan pesada que pueda llegar a ser agobiante.
Una buena planificación te ayudará a:
–> Saber qué debes publicar en cada momento y evitar perder tiempo cada semana pensando el tema del post.
–> No enfrentarte a la página en blanco porque ya partirás de un tema sobre el que escribir.
–> Crear contenido estratégico en base a objetivos en lugar de guiado por la improvisación para salir del paso.
La herramienta para planificar tus contenidos es el calendario editorial y servirá para ahorrar tiempo y ganar efectividad.
Organiza tu tiempo
Planificar significa prever los temas que vas a tratar en tus contenidos pero también significa llevar un orden en la distribución semanal del tiempo.
Crear rutinas en la distribución de tareas semanales te ayudará a:
–> Saber qué tarea tienes que abordar.
–> Evitar que las tareas se acumulen en el último momento y tener que hacerlas con prisas.
–> Eliminar interrupciones en tu trabajo.
Estos son algunos trucos para evitar perder más tiempo de la cuenta con las tareas de comunicación:
–> Dedicar un espacio de tiempo fijo a cada tarea rutinaria. Por ejemplo, un día y una hora a la semana para escribir el post del blog y preparar la newsletter; una hora fija diaria para gestionar las redes sociales; otra hora para leer y comentar otros blogs a los que sigues; y así con toda tu lista de tareas rutinarias.
–> Desactiva las notificaciones cuando estés trabajando en algo que requiere concentración. Las redes sociales y el email pueden llegar a ser grandes ladrones de tiempo si dejamos que nos controlen en lugar de controlarlos nosotros a ellos. Las grandes pérdidas de tiempo vienen por las interrupciones. Y para evitar las interrupciones que nos llegan desde las redes sociales nada mejor que desactivarlas mientras trabajamos.
Aprovecha los momentos de inspiración
Puede parecer que este punto contradice el anterior pero no es así. Igual que la buena planificación tiene en cuenta un espacio de tiempo para los imprevistos, se puede ser flexible para aprovechar esos momentos inesperados de máxima creatividad.
A quién no le ha pasado que de pronto ha tenido un idea magnífica para un artículo en el blog, para el texto de la página de un nuevo servicio o para su próximo video en Youtube. Y a quién no le ha pasado que ha dicho después me pongo con ello y después la idea ha perdido fuerza.
Si tienes un momento de inspiración en el que parece que las palabras salen solas, aprovéchalo. Y lleva siempre encima algo para apuntar. Puede ser una libreta de las de toda la vida, Evernote o la herramienta que prefieras. Porque esa inspiración puede llegar cuando menos te la esperas y si las circunstancias no te permiten ponerte a desarrollarla en el acto puede que así al menos puedas tomar nota en caliente y recordar lo importante cuando te sientes a ello.
Programa tus publicaciones
Las automatizaciones ahorran tiempo. Está claro. Existen tareas rutinarias que se pueden automatizar para evitar estar pendiente de ellas a diario. Siempre debe haber una persona detrás pero aligeran la carga de trabajo de forma importante.
Estas son dos formas de ahorrar tiempo con las publicaciones:
–> Automatizar la publicación de post antiguos de tu blog en redes sociales. Existen varias herramientas que te permiten programar la publicación. Una de ellas es Metricool. Esta herramienta tiene una función estupenda que se llama “autolistas” y que sirve para programar una lista de publicaciones en redes sociales que se irán publicando solas a las horas y en los días de la semana que tú le indiques. Muy útil para los post antiguos.
–> Programar las publicaciones semanales. Si sigues un calendario editorial ahorrarás más tiempo si dedicas un día a la semana a preparar y programar todas tus publicaciones en redes sociales que si cada día te conectas para crear una publicación sobre la marcha para cada red social.
Reutiliza contenidos
A veces, en lugar de crear contenidos nuevos, puedes reutilizar los que ya tienes creados. Exprimir esos contenidos para sacarles el máximo potencial.
Algunas formas de hacerlo son, por ejemplo:
—> Actualizar un post antiguo con contenido nuevo si es que la situación respecto de ese tema ha cambiado desde que lo publicaste.
—> Recopilar varios post que ya has publicado sobre un mismo tema para crear una guía que puedas emplear como lead magnet en tu web.
—> Ampliar el contenido de esa recopilación de post, añadir unas hojas de trabajo y convertirlos en un infoproducto que poner a la venta.
Como ves, casi todo se basa en la planificación y en la organización. Y tú, ¿sabes cómo organizar la comunicación de tu negocio? ¿sigues algún método para ahorrar tiempo?
Angelica Cervantes
Publicado en 23:13h, 22 mayoCristina: El orden y la disciplina generalmente funcionan bien; me doy cuenta que a veces, depediendo de lo que va sucediendo con mi tema, no levo una línea recta. En esos caso el plan B ayuda, que al final tiene que ver con las sugerencias que nos propones. Muchas gracias.
Cristina Llorente
Publicado en 05:36h, 25 mayoHola Angélica,
Así es, el orden y la planificación, a mí al menos, es lo que mejor me funciona para verme en el último momento con las cosas sin hacer y a la vez para que no me lleve más tiempo del necesario. Cuesta un poco coger el hábito pero es lo más efectivo. Ánimo.
Un abrazo.
Conchi S.
Publicado en 12:38h, 23 mayoHola Cristina,
Muy acertado, desde mi punto de vista, todo lo que planteas en este post. Creo que siempre se puede ser flexible e improvisar, en el sentido de aprovechar esos momentos de inspiración. Pero, para que estos lleguen, como decía Picasso, “te han de encontrar trabajando”. O sea, que con un planificación y gestión básica, harás maravillas a la hora de crear contenido específico, de valor y relevante para tu audiencia.
Cuando no existe esa base, es cuando llegan los agobios, el estrés, se van acumulando tareas, procrastinando otras y, al final, dejas de publicar de forma constante y bien enfocada en tu blog. Entonces, ¿cómo vas a conectar con tu público? Todo está relacionado en tu negocio y es básico tener un cierto control.
Un saludo enorme.
Cristina Llorente
Publicado en 05:39h, 25 mayoHola Conchi,
Sí, improvisar para aprovechar los inspiración está genial, lo malo es tener que improvisar para salir del paso porque no llegas. Como dices es cuando llega el agobio y el contenido ya no se crea bajo una estrategia sino con el objetivo único de publicar porque toca.
Un abrazo.
Alexandra Dacier
Publicado en 21:56h, 25 mayoTe mando un abrazo por este post me han surgido unas ideas geniales para mí blog leyendo tu post, y claro que voy a tomar nota para que no se me olvide.
Siempre tengo una agenda cerca y mi móvil, porque es como dices la inspiración llega cuando menos lo estamos buscando y cuando llega debemos estar preparados.
El calendario editorial es la mejor herramienta que he podido descubrir y es un bálsamo para lidiar con tantas cosas online.
Me llevo la idea de actualizar los post viejos, la verdad que nunca me había pasado esta idea.
Saludos.
Cristina Llorente
Publicado en 08:33h, 26 mayoAlexa no sabe qué alegría me das con este comentario. Me alegra que te haya resultado útil y te haya dado ideas para tu blog porque de eso se trata.
Lo de actualizar post antiguos es a la vez una forma de aprovechar contenido que ya tienes creado y de dar valor a tu audiencia. Según qué temáticas puede que hayan surgido novedades o solo que tu propia experiencia te haya aportado más información para ampliar lo que ya tenías escrito.
Y el calendario editorial, sin duda, es una herramienta fundamental para crear contenido estratégico. Además siempre surgen más ideas si dedicas un momento a pensar en ello y a enlazar unos temas con otros.
Un abrazo.
Rosa León
Publicado en 16:46h, 01 junioHola Cristina!!
Me ha gustado mucho tu artículo y completamente de acuerdo, aunque a veces me desbordan las ideas, al final las apunto en trello para cuando este falta de ellas, aunque por ahora no me ha sucedido!!! Toco madera ?
Un saludo!
Cristina Llorente
Publicado en 09:31h, 02 junioHola Rosa,
Gracias. Está genial eso de verte desbordada de ideas y genial también que las apuntes por lo que pueda pasar y para que no olviden. Porque no sé a ti pero a mí a veces me viene la inspiración en momentos muy inoportunos, me sale un texto en la cabeza que suena genial y si no lo apunto en el momento luego ya no consigue que quede igual. De ahí que lleve siempre la libreta encima.
Un abrazo.
ADELA-EMILIA GOMEZ AYALA
Publicado en 21:52h, 08 junioHola Cristina; interesante tema, sin duda, el de ahorrar tiempo en la comunicación.
Es cierto que hay distintas herramientas que te permiten programar lo que vas a publicar y más o menos “sales del paso”, pero desde mi experiencia, aunque tú programes tus contenidos, si luego no pasas un tiempo a diario, interaccionando con esa comunidad, compartiendo y comentando los artículos de los demás, la cosa no funciona.
Ya te digo que te hablo desde mi experiencia. A nivel de Facebook, la fanpage no te admite más que una publicación diaria, si haces más, el alcance es menor; Google + es diferente, pues hay más difusión y la interacción depende más del interés que suscite el tema y en cuanto a Twitter, ahí si necesitas estar un cierto tiempo todos los días.
Realmente, la comunicación es importante y si quieres que te funcione, para difundir tus contenidos y que puedan surgir posteriormente diversas colaboraciones, eso te lo tienes que trabajar a base de tiempo, con lo cual, vamos a parar siempre al mismo sitio. El día tiene 24 horas, y no da para más.
Un afectuoso saludo
Cristina Llorente
Publicado en 20:29h, 13 junioHola Adela,
Claro, la programación de publicaciones es útil para ahorrar tiempo para determinados casos, por ejemplo, si programas con Metricool la publicación de post antiguos en lugar de compartirlos uno a uno. Pero desde luego no se puede automatizar del todo, siempre hay que estar y la interacción tiene que ser personal, de lo contrario no hay comunicación. Las herramientas sirven para facilitarnos la vida pero no pueden suplir el trato personal.
Como dices, para que funcione la comunicación tiene que haber un trabajo diario y un trato personal.
Un saludo.